La posta elettronica è il mezzo di comunicazione più utilizzato in ambito lavorativo e non, grazie all'immediatezza del servizio. Con l'introduzione della pec si potrà comunicare come con una normale mail ma avendo la certezza del valore legale della mail.

Come funziona

La pec, come stabilito dal dpr 11 febbraio 2005 n. 68, attesta il giorno e l'orario esatto della spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Ogni messaggio inviato viene inglobato all'interno di una "busta di trasporto" che viene firmato digitalmente in modo da garantirne l'integrità e la riservatezza dal gestore del servizio che rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio. A sua volta, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna all'interno della casella del destinatario. La traccia informatica delle operazioni svolte va  conservata dal gestore per 30 mesi e ne consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Una mail  può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti si  fornirà solo una parte delle funzionalità della certificazione elettronica (non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna).

Con il  Decreto Legislativo 185/2008 e convertito in Legge 28 gennaio 2009, n. 2  art. 16 è obbligatorio indicare un indirizzo PEC per le imprese di nuova costituzione nel registro delle imprese, per le imprese già costituite si hanno a disposizione tre anni dal decreto, per i professionisti iscritti in albi  nei rispettivi ordini o collegi e per le pubbliche amministrazioni per ciascun registro di protocollo da comunicare al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione.

Vantaggi

• si può usare coma una normale casella di posta elettronica;
• si possono mandare tutte le comunicazioni senza alcun costo di spedizione;
• non si devono conservare documenti o ricevute cartacee;
• non si perde tempo per le attese negli uffici postali;
• si può usare da qualsiasi postazione collegata ad internet;
• tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente. Si avrà la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti;
• la PEC ha valore legale e certifica il suo contenuto, la data, l'ora esatta della spedizione e l'autenticità della casella mittente.

La posta elettronica certificata quindi sarà il principale mezzo di comunicazione  ufficiale nelle comunicazioni tra enti pubblici e privati per la sua valenza legale, la sicurezza dell'integrità del messaggio e la riduzione dei costi di spedizione.